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档案管理网站信息公开优化对策

更新时间:2018-02-03 22:01:56 作者:千寻建站 访问量:22


档案管理网站信息公开优化对策
一、丰富档案网站信息公开内容
(一)丰富信息容量。
    我国档案网站公布内容方面还有很长的路要走,除了在目前情况下完善各个模块并增加数据库的内容之外,要尤其关注民生档案的完善。在我国,户籍、族谱、死亡信息等都属于民生档案,所以首先,我国要进一步完善民生档案,其次,要完善特色档案。我国档案网站信息公开将特色服务部分忽略了,所谓的特色服务就是展示一些特色的馆藏,基于档案馆所在的地理优势,选取一定的有突出效果的特色资源,能够提高档案的利用率。这个部分在我国还是一个弱项,未能得到关注,只有个别网站比如北京档案网、浙江档案网等还可以,所以要加强开展特色馆藏展示服务,提高档案的利用率,吸引更多的人来利用档案网站查找信息。最后,人文风情、政府档案一定要紧跟着档案馆更新速度,要将现有的档案信息逐步完善,那些只有空壳没有具体内容的网站要抓紧完善,将缺少的部分补起来。
(二)加快信息更新速度。
    档案网站信息更新太慢会造成内容的缺失,很多报道都是一年甚至好几年前的,有敷衍了事的嫌疑,相关档案机关要做好审查工作,每隔一段时间审查档案网站是否更新了内容,是否将档案网站的信息与现实中档案局下达的指示同步。这一点国外网站在维护上十分及时。比如澳大利亚档案网站几乎每天都更新,主页更新速度很快,在每一条更新的信息后面都标上“new”的字样,方便用户一眼看到最新的信息。所以应该加快档案网站信息公开的更新速度,缩短更新的周期。确保档案网站信息公开的内容丰富并且利于大众的需求,更好地为信息化社会服务。
二、完善档案网站信息公开服务
    通过调查发现,国外档案网站在信息公开服务上要强于我国。在浏览国外档案网站的时候,能够快速地获得需要的信息。通过对比发现,要改善我国档案网站信息公开的现状需要做到以下几点:
(一)提高档案网站信息公开查询的效率。
    首先,要想提高档案网站的效率,就要先告知大众通过哪些方式可以查找到有效的信息,先把基础服务做好,不管是去档案馆查找还是在网站上进行查找。然后就是要完善档案网站的检索服务系统,加强检索功能。完善模糊检索功能,不能出现什么都检索不到的现象。对于只有目录检索而没有全文检索的现象,要进行改变。如果觉得有些资料比较敏感,可以效仿澳大利亚档案馆,将用户分为两类,一类为普通的客户,一类为研究人员。普通的客户只能够查找到一般的档案资料,不能阅读到全文,研究人员可以阅读全文,需要进行研究的人员可以向档案网站发送邮件进行申请。
(二)增加档案网站与公众的互动。
    档案网站的主要任务就是要方便公众获取信息,而有的网站在留言板或者是咨询处要先注册或者是登录,这个是完全没有必要的。另外,公众在留言板留下信息之后,要快速的进行处理。通过对武汉档案网站的留言板留言调查发现,档案网站在一周以内都无法进行回复,档案网站要规范回复留言的期限。关于回复的内容,不能草草了事,要真正起到解决问题的作用。同时要增加与其他各种类型网站的链接,方便用户进行其他网站的浏览,剔除无效的链接,完善网站的建设。最后,要创建更多的与档案网站进行交流沟通的方式。就我国目前的网站优化情况来看,档案网站与公众沟通只能通过留言板这些比较基本的方式,或者是发送电子邮件、在qq、微信各种交流工具大行其道的今天,档案网站完全有必要开辟自己的社交网络平台,与公众及时沟通,也是一个改善档案网站信息公开现状的好方法。
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